Mendisain Pos Pencatatan dan Laporan Keuangan

Tyas Utomo Soekarsono, Juli 2004
Ketua Jaringan Pengusaha Muslim Indonesia 2001-2010

Sebagaimana kita tahu, pencatatan keuangan usaha pada intinya terdiri dari dua bagian besar pencatatan: pencatatan keuangan yang menunjukkan posisi keuangan perusahaan (neraca), dan pencatatan yang menunjukkan kegiatan perusahaan (rugi laba).  Selain itu kalau lebih lengkapnya ada laporan alur kas (Cash Flow) dan perubahan modal.  Namun rugi laba dan neraca adalah laporan keuangan yang paling penting, yang banyak diminta oleh pihak-pihak yang ingin mengetahui usaha kita.

Dari contoh Abi yang saya kemukakan, terlihatlah hanya dengan enam kegiatan, pembicaraan abi dan ummi menjadi panjang membicarakan berapa keuntungan, berapa uang usaha dsb.  Untuk itu, saya kemukakan lagi transaksi Abi sebagai berikut:

  1. Abi membeli baju untuk dijual lagi di tanah sebanyak 40 baju, @ Rp. 50 ribu, total Rp. 2 juta
  2. Ongkos perjalanan abi dan makan siang ke tanah abang Rp. 50.000
  3. Mainan anak yang abi duga baik untuk dijual dengan harga Rp. 10.000, beli 10 buah juga, total Rp. 100.000.
  4. Setelah sampai di rumah: baju terjual 20 baju dengan harga Rp. 100 ribu, 10 baju dibayar tunai pada saat pulang Rp 1 juta, dan 10 baju dibayar dua kali, sekarang setengah (Rp. 500.000), dan akhir bulan setengah.
  5. Ternyata anak abi yang masyaAllah berjumlah 5 orang itu senang dengan mainan yang abi beli, dan tentu saja sebagai orang tua yang baik, abi tidak terlalu hitung-hitungan, maka lima mainan abi berikan untuk anak-anak
  6. Di malam hari, tetangga abi anaknya melahirkan, tidak ada uang tunai dan membutuhkan uang biaya melahirkan sebanyak Rp. 500 ribu rupiah.  Tetangga itu lebih dari saudara sendiri, dan tentunya abi adalah pengusaha yang jauh lebih baik dari tetangga abi.  Abi pun pinjamkan uang tersebut.

Dan sekali lagi, catatan kas Abi sebagai berikut:

Hanya dengan enam transaksi kas ini saja, pencatatan harus dilakukan dengan hati-hati untuk menunjukkan pemisahan kekayaan, terutama untuk transaksi-transaksi yang tidak berhubungan langsung dengan usaha, dan tidak muncul di laporan kas.  Transaksi yang tidak langsung berhubungan dengan usaha ada dua yaitu:

  1. Memberikan mainan kepada anak-anak yang seharusnya dijual sebanyak 5 buah.
  2. Meminjamkan uang tetangga sebanyak Rp. 500.000

Selanjutnya, dari transaksi di atas, tidak semuanya transaksi kas, ada transaksi piutang yang juga harus kita catat terpisah.

Untuk usaha kecil, segala pencatatan keuangan itu hampir semuanya bermuara di buku kas.  Kita akan mencatat di laporan keuangan dengan system double entry (pencatatan ganda), yang artinya, setiap pencatatan, selalu ada pendebetan (sisi kiri) dan pengkreditan (sisi kanan) di setiap pos/buku pencatatan (account).

Untuk Abi, mari kita kembangkan account-account yang diperlukan:

  1. Buku kas (Cash Account) sudah dimiliki oleh Abi dari awal
  2. Buku Persediaan (Inventory Account) untuk mencatat barang yang dibeli dari tanah abang dan yang dijual ke pelanggan.
  3. Buku Piutang (Account Receivables) untuk mencatat penjualan yang dicicil
  4. Buku Hutang  (Account Payable) untuk mencatat hutang pribadi meminjamkan uang ke tetangga
  5. Buku Modal (Equity Account) untuk mencatat modal usaha
  6. Buku Rugi Laba (Profit Loss Account) untuk mencatat keuntungan/kerugian
  7. Buku Rugi Laba Ditahan (Retained Earning Account) untuk mencatat keuntungan/kerugian yang dimasukkan ke dalam modal.
  8. Buku Penjualan (Sales Account) untuk mencatat penjualan
  9. Buku Harga Pokok (Cost of Goods Sales Account) untuk mencatat harga pokok barang yang terjual
  10. Buku Biaya Operasional (Operational Expenses Account) untuk mencatat biaya yang sehubungan dengan penjualan.

Account-account ini nantinya merupakan komponen dari laporan neraca dan rugi laba yang bila dibuat laporan keuangannya, dapat digambarkan sebagai berikut:

Pada saat Abi melihat gambaran account yang harus disiapkan, Abi jadi kaget sendiri “wah kok rumit amat ya?”.  Komentar saya memang tampaknya rumit, karena baru mulai..tetapi sebetulnya sederhana.  Lagi pula kalau system pencatatan kita sudah terbentuk, untuk seterusnya akan jauh lebih mudah.

Dari Neraca di atas, dapat saya kemukakan sedikit konsep yang dikenal dengan perhitungan modal.  Kalau mau tahu berapa modal kita?  Dari neraca di atas dapat digambarkan bahwa Modal = Total Aktiva – Hutang.  Selanjutnya, juga dapat terlihat bahwa Hutang + Modal = Total Aktiva.  Dari disain laporan keuangan Abi, dapat terlihat bahwa Total Aktiva terdiri dari harta lancar (kas, persediaan dan piutang), dan Total Passiva merupakan Hutang ditambah Modal (R/L ditahan merupakan bagian dari Modal).  Selanjutnya, secara matematik juga dapat dilihat Total Aktiva harus sama dengan Total Passiva.

Hal berikutnya yang harus juga dipahami oleh Abi adalah hubungan antara rugi laba dan neraca.  Setiap laba atau rugi yang dihasilkan setiap periode, maka jumlah tersebut akan menambah atau mengurangi R/L ditahan.  Kalau Laba, maka modal akan bertambah besar, dan sebaliknya.

Setelah memahami konsep neraca dan rugi laba ini, maka di tulisan berikutnya Abi sudah siap untuk mulai melakukan pencatatan atas enam transaksi di atas.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *